Atingir a excelência ao organizar eventos corporativos envolve uma série de detalhes. Se esse evento for organizado em outro estado, a atenção deve ser ainda maior. Imagine só organizar todo um evento, mobilizar participantes e a estrutura não estar montada? Ou, ainda, não ter hospedagem? Para evitar algumas dores de cabeça, vamos dar algumas dicas para que seu evento saia conforme o planejado.
Saber o quanto a empresa está disposta a investir em um determinado evento é essencial. Lembre-se de que o orçamento deve ser coerente com o tamanho do evento e, no caso de ser em outro estado, deve-se contar com as despesas de hospedagem e passagens aéreas.
Com o advento da internet e a popularização do e-commerce, ficou muito mais fácil fazer pesquisas de preço e ainda fechar negócios à distancia. Além disso, há no mercado uma série de aplicativos para ajudar na organização de eventos e viagens.
A escolha do local deve levar em conta o formato do evento, o número de convidados e, ainda, a estrutura do local, as autorizações de funcionamento e a segurança oferecida aos participantes.
Ter em mente que todo evento corporativo tem um objetivo claro facilita a tarefa de definir a lista de convidados. Se o evento é motivacional, voltado para a área de vendas, não há fundamento em convidar o departamento contábil, por exemplo. Ou ainda, se for um evento em que a empresa pretende fazer contatos com possíveis fornecedores e clientes, deve-se convidar apenas os gerentes de negócios que podem se interessar e de fato ajudar a empresa a atingir seu objetivo.
Ter uma comissão organizadora faz com que os convidados se sintam parte do evento, dando sugestões e ajudando na divisão de tarefas. Assim evita-se também que o gosto pessoal do organizador se sobressaia. Deve-se sempre ter em mente que o evento corporativo deve agradar a todos os convidados, então deve ser aconchegante, ainda que impessoal.
Pedir confirmação de presença no evento e fazer indicações de serviços que possam facilitar o translado de um estado para o outro garante uma maior adesão ao evento. Valorize os convidados, porque um evento não é nada sem seus participantes.
Foi-se o tempo em que as agências de viagem prestavam serviços apenas de transporte e hospedagem. Hoje, o trabalho prestado é muito mais personalizado e voltado para a necessidade do cliente. Atualmente é fornecida uma série de serviços de soluções corporativas, como assessoria completa, passagens e vouchers, transporte terrestre e assessoria de eventos. No caso de eventos realizados em outros estados, a contratação desse serviço garante os melhores fornecedores sem sair do orçamento.
Um evento corporativo fora do estado original da empresa reúne, em geral, pessoas de diversas partes do país. Essa é uma excelente oportunidade para os colaboradores conhecerem aquele gerente com o qual só se comunica por e-mail, ou aquele fornecedor que sempre ajuda na hora de uma emergência. Lembre-se de separar uma parte do evento para estimular essas interações.
É possível, sim, organizar eventos corporativos de sucesso de forma econômica, basta ter um planejamento de todos os detalhes, pesquisar, manter relatórios sempre por perto e contar com uma boa assessoria para te ajudar. E se você quer saber como economizar em suas viagens de negócios, leia nosso post sobre o assunto!