As viagens corporativas fazem parte do cotidiano das empresas. Elas podem ser feitas para realizar reuniões, fechamento de negócios ou até mesmo a prospecção de novos clientes. As viagens são fundamentais para o crescimento da empresa e para proporcionar mais experiência aos colaboradores. Uma viagem de negócios carece de dedicação dos funcionários da empresa e atenção a alguns pequenos detalhes para evitar uma série de imprevistos. Separamos neste post seis dicas de organização de viagem para ajudá-lo a não cometer erros. Confira!

1. Planeje a viagem

O planejamento é um dos principais fatores para que sua viagem corporativa seja bem-sucedida. Antes de tudo, determine as datas certas, solicite todo o traslado necessário e faça a reserva de hotel, caso precise.

Deve-se organizar tudo o que deve ser feito, preparar todo o orçamento da viagem e fazer uma estimativa de gastos. É importante saber que o planejamento da viagem, além de evitar que problemas aconteçam, também é fundamental para conseguir economizar.

2. Faça um checklist antes da viagem

Uma das piores experiências possíveis em uma viagem é chegar ao destino e perceber que algo foi deixado para trás. Entrar em uma reunião sem os materiais ou a apresentação necessária pode ser fatal para o negócio. Para evitar situações desse tipo, é fundamental que se faça um checklist antes da viagem. Indicamos que ele comece a ser feito alguns dias antes. Sempre que se lembrar de algo, pare e registre. Assim a possibilidade de esquecer algo é muito pequena.

3. Organize a bagagem

Depois de realizado todo o checklist, chegou o momento de preparar a bagagem. Utilize a lista na hora de preparar a mala, marque o que já foi colocado e fique atento para que nada fique de fora.

Uma dica importante para o caso de viagens de avião é colocar algumas roupas e itens pessoais na bagagem de mão. Todas as pessoas estão suscetíveis ao extravio de bagagens e acidentes, portanto, esteja sempre preparado.

4. Separe todos os documentos

Possuir toda a documentação correta para a viagem é um pré-requisito que jamais pode ser esquecido. Não ter os documentos certos pode impedi-lo de viajar, ter acesso às empresas ou até mesmo impedir a entrada em um país. Por isso, não deixe de separar os documentoscom antecedência e se preparar para a viagem.

5. Verifique a política de viagens da empresa

Um detalhe fundamental para a organização de viagem corporativa é conhecer a política de viagens da empresa. Verifique como se portar, como fazer a prestação de contas e entenda todas as normas da companhia. Isso ajuda o viajante a não cometer erros e nem ter que arcar algumas despesas com o dinheiro do próprio bolso.

6. Prepare-se para prestar as contas

Lembre-se de que, após uma viagem de negócios, é necessário prestar contas, independente de você utilizar um cartão corporativo ou o pessoal para, posteriormente, solicitar o reembolso. Guarde todas as notas, pois elas são os comprovantes de gastos na viagem. Uma dica interessante é fazer uma espécie de diário da viagem, isso facilita guardar as notas e se lembrar de quais foram os gastos na hora de explicar para a empresa.

Todos esses detalhes são fundamentais para que sua viagem seja tranquila e sem qualquer empecilho. Portanto, não deixe de planejá-la e organizá-la com calma antes de entrar no avião ou pegar estrada.

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