Como planejar uma viagem de negócios de forma ágil e sem stress

Você pode estar acostumado à pressão perante encontros decisivos, fechamento de contratos e manutenção de clientes importantes. Mas, durante uma viagem de negócios, você ainda ficará sujeito à ansiedade gerada por cronogramas apertados, ambientes e costumes desconhecidos e diferenças de fuso horário.

Tenha em mente que existem formas de minimizar o efeito das mudanças na rotina e driblar os contratempos. Selecionamos alguns passos para você seguir e garantir o sucesso da sua viagem!

Avalie o propósito de sua viagem de negócios

Crie o hábito de avaliar os objetivos de cada viagem e, antes de mais nada, estabeleça qual o propósito e quais as metas a serem alcançadas. Destaque as atividades fundamentais e os encontros indispensáveis.

Reduza custos e priorize o conforto necessário

Foque os objetivos principais da viagem e priorize seu conforto para poder alcançá-los. Com um cronograma racionalizado em mãos, fica mais fácil fazer um ótimo orçamento.

Caso você consiga reduzir custos desnecessários e eliminar desperdícios, você garante os itens fundamentais para seu bem-estar. Uma hospedagem bem localizada e opções de transporte personalizadas, por exemplo, podem permitir que você mantenha sua rotina de exercícios e um tempo adequado para as refeições. Afinal, agilidade e baixos níveis de stress aumentam o desempenho.

Reúna documentos e faça reservas com antecedência

Com o propósito da viagem estabelecido, reúna os documentos necessários. Providencie vistos, passaportes e vacinas, caso sejam necessários. Faça reserva de passagens e estadia com antecedência, assim você tem mais chance de otimizar os custos.

Faça as malas com objetividade

Planeje sua mala de acordo com o clima do lugar e com as atividades previstas. Inclua ao menos um traje social para algum evento inesperado e trajes de banho, caso seu hotel tenha piscina ou esteja perto do mar.

Lembre de itens como remédios que exigem receita, produtos de higiene essenciais, adaptador de tomada universal e carregadores de bateria para celular e computador.

Planeje a prestação de contas

Para garantir o reembolso de suas despesas, organize a prestação de contas mesmo antes de sair de casa. Reserve um envelope exclusivo para recibos e notas em papel e o mantenha sempre na bolsa ou na pasta de trabalho.

No ambiente digital, estabeleça uma pasta com essa finalidade ou utilize aplicativos específicos, já sincronizados com o departamento responsável de sua empresa. Essas medidas simples poupam tempo na hora de reunir notas para o ressarcimento e evitam dores de cabeça por conta de comprovantes extraviados.

Trabalhe em equipe

Tenha sempre uma atitude proativa, afinal é você quem vai estar na frente de batalha. Mas não dispense a ajuda do responsável pelas viagens corporativas dentro de sua empresa. O ideal é poder contar com uma agência especializada.

Em geral, essas empresas agregam valor à sua experiência ao fornecerem soluções e serviços que diminuem o tempo dos processos, além de reduzirem custos, pois conseguem as melhores negociações com os fornecedores.

Se você tem mais dúvidas sobre como organizar sua viagem de negócios, deixe um comentário!